Czy zdarzyła Ci się kiedyś sytuacja, w której klienci znacznie zwlekali z zapłaceniem wystawionej przez Ciebie faktury za wykonaną usługę? Czy udało Ci się wówczas wyegzekwować należność? A może jesteś tutaj dlatego, że właśnie napotkałeś na swojej drodze taki problem i nie wiesz, jak sobie z nim poradzić? Spróbuj tych sposobów, by przyspieszyć spłatę należności i usprawnić przepływ gotówki w firmie.
Szybkie wystawianie faktur
Nie zwlekaj zbyt długo z wystawieniem rachunku lub faktury. Dział księgowości powinien uruchomić proces wystawienia odpowiedniego dokumentu natychmiast, tuż po wykonaniu usługi. Warto skorzystać też z możliwości, jakie stwarza faktura pro forma. Pamiętaj, że im wcześniej powiadomisz klienta o kwocie i terminie płatności, tym większe prawdopodobieństwo, że zapłaci on na czas. Fakturę możesz wysłać tradycyjnie listem pocztowym, mailem lub za pomocą zautomatyzowanego systemu na konto klienta.
Kilka rodzajów płatności
Postaraj się zaoferować klientom kilka opcji płatności. Najlepiej jeśli klient będzie mógł dowolnie zapłacić gotówką, kartą kredytową, systemem płatności online lub przelewem z odroczonym terminem płatności. Pamiętaj jednak, aby tę ostatnią możliwość zaoferować tylko zaufanym klientom.
Skuteczna komunikacja
Staraj się wyjaśniać wszystkie niezbędne kwestie dotyczące płatności od razu, tak aby nie powstały żadne niedomówienia. Istotna jest tutaj komunikacja z klientem oraz umiejętność przekazywania informacji. Jeśli klient nie dokonał płatności w terminie, nie bój się wysłać informacji z przypomnieniem lub zadzwonić i dopytać o nieuregulowaną należność. Zrób to jednak w sposób delikatny. Nie atakuj na wstępie i nie wytwarzaj sytuacji, w której klient może poczuć, że oskarżasz go o nieuczciwość. Każdemu bowiem może zdarzyć się zwyczajnie zapomnieć o płatności, dlatego może okazać się, że jeden Twój telefon rozwiąże sytuację i klient od razu ureguluje należność. Pamiętaj jednak, aby nie odkładać tego kroku w nieskończoność. Klient, który zobaczy, że sam nie respektujesz terminów płatności, może przyzwyczaić się do takich praktyk i dokonywać płatności już zawsze z opóźnieniem. Monitorowanie płatności jest konieczne, jeśli chcesz utrzymać płynność finansową w Twojej firmie.
Pomoc windykatora
Jeśli pomimo Twoich starań i ponagleń klienci nadal zwlekają ze spłatą zobowiązań, może okazać się, że będziesz potrzebować pomocy profesjonalistów przy ściąganiu należności. W niektórych przypadkach może wystarczyć już samo wysłanie wezwania do zapłaty lub telefon od profesjonalnej firmy windykacyjnej. Są to bowiem bardzo skuteczne czynniki motywacyjne dla klientów, którzy będą chcieli uchronić się przed innymi przykrymi konsekwencjami.
Podsumowanie
Jeśli chcesz, aby wystawione przez Ciebie faktury były płacone na czas, wystawiaj je tuż po zrealizowaniu usługi oraz pamiętaj o zapewnieniu kilku opcji płatności. Jeśli klient zwleka z uregulowaniem należności, postaw na skuteczną komunikację i postaraj się subtelnie przypominać o przekroczonych terminach. Jeśli to nie pomaga, skorzystaj z usług windykatora, który zajmie się ściąganiem należności w Twoim imieniu.
źródło: straetus.pl – firma windykacyjna
