Wielu małych, średnich i dużych firmach, wytwarza się sporą ilość odpadów papierowych, jak i dokumentów elektronicznych, wymagających odpowiedniego przechowywania, jak również utylizowania zgodnie z obowiązującym prawem. Należy pamiętać, że prawidłowe niszczenie dokumentów elektronicznych jest tak samo ważne, jak pozbywanie się odpadów papierowych, powstających w przedsiębiorstwach. Warto wiedzieć, w jaki sposób przygotować się do tego procesu, aby utylizacja nośników danych była szybka, sprawna i efektywna.
Utylizacja dokumentów w firmie a RODO
Wejście w życie RODO zaowocowało tym, że utylizacja dokumentów elektronicznych stała się obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, bez względu na prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Duża ilość nośników danych takich, jak dyski twarde, pamięci przenośne USB, karty pamięci, płyty CD i DVD wymagają, aby przechowywać je i utylizować zgodnie z obowiązującą literą prawa. Wbrew pozorom, niszczenie dokumentów elektronicznych, obejmuje także nośniki zaliczane do kategorii starszego typu. Są to klisze, slajdy, dyskietki, mikrofilmy, jak również wszelkiego typu nośniki, używane niegdyś do zapisywania bądź też odtwarzania informacji o danej firmie. Cyfrowe nośniki danych powinny być niszczone zgodnie z obowiązującymi przepisami. Ponadto powinny być one przechowywane w taki sposób, aby były w pełni zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem do nich, co może skutkować kradzieżą, upowszechnieniem zapisanych na nich danych, zmianą danych bądź też utratą informacji zapisanych na nośnikach elektronicznych, wykorzystywanych w firmie.
Utylizacja nośników elektronicznych vs wymazywanie danych
Nierzadko, wśród wielu przedsiębiorców do dzisiaj panuje mylne przekonanie, że oczyszczenie dysków twardych czy też popularnych pendriveów poprzez usunięcie danych jest metodą na pozbycie się problemów związanych z wyciekiem informacji, zapisanych na elektronicznych nośnikach danych. Należy pamiętać, że firmowe dokumenty elektroniczne, podobnie, jak odpady papierowe, podlegają temu samemu procesowi utylizacji. Proces trwałego niszczenia wyżej wymienionych nośników danych ma na celu całkowite zapobiegnięcie odtworzenia danych, znajdujących się na kliszach, płytach CD, kartach pamięci czy dyskach twardych. Samo wymazywanie danych przed wyrzuceniem płyt DVD bądź też przenośnych USB nie wystarczy, aby zabezpieczyć się przed cyberatakiem bądź też działalnością szpiegów korporacyjnych. Osoby te mogą przeszukiwać kontenery i śmietniki, znajdujące się nieopodal siedziby danej firmy, aby wydobyć z nich niepotrzebne karty pamięci czy dyski twarde. Odzyskanie zapisanej na tych nośnikach zawartości nie jest dla hakerów żadnych wyzwaniem. Metodą poradzenia sobie z tym problemem jest całkowite zniszczenie dokumentów elektronicznych, realizowane przez wyspecjalizowane jednostki.
Jak legalnie pozbyć się odpadów elektronicznych z firmy?
Przedsiębiorcy, którym zależy na tym, aby nośniki danych były niszczone na podstawie określonych procedur, powinni zgłosić się do firm realizujących tego typu zlecenia. Działają one na podstawie określonych procedur i przestrzegają bezpieczeństwa poufności danych. To wyspecjalizowane jednostki, które wyróżniają się długoletnią tradycją istnienia i doświadczeniem w branży niszczenia dokumentów elektronicznych i nośników danych. Przedsiębiorstwa te odbierają od właścicieli firm dokumenty elektroniczne, bez względu na ich ilość, a następnie poddają je procesowi utylizacji poprzez zastosowanie odpowiednio dobranego parku maszynowego. Niszczenie dokumentów firmowych to trwała utylizacja tych odpadów w taki sposób, aby identyfikatory, kasety z taśmami magnetycznymi, dyski twarde HDD, jak również karty chipowe czy dyski SSD bezpowrotnie utraciły zapisane na nich dane. Mechaniczne niszczenie nośników danych gwarantuje, że zostaną trwale zutylizowane, co zapobiegnie ryzyku ich ponownego odczytu przez przestępców w postaci hakerów bądź też osób zajmujących się wykradanie danych z przedsiębiorstw. Cały proces niszczenia dokumentów elektronicznych w firmie jest zgodny z RODO i przepisami bezpieczeństwa.
Właściciele firm, którzy wytwarzają nawet niewielkie ilości dokumentów elektronicznych, powinni przekazywać je do utylizacji. Proces ten musi odbywać się cyklicznie. Dzięki temu można uniknąć wycieku poufnych informacji i zadbać o bezpieczeństwo elektronicznych nośników danych w swojej firmie.
